How to Use the SORT Function in Excel

In Excel and Google Sheets, the SORT function is an invaluable tool for organizing a range or array of data. It allows sorting based on the values in one or more columns and can order data either ascendingly or descendingly, based on the criteria you define.

Basic Syntax:

The syntax for the SORT function is consistent across both Excel and Google Sheets:

=SORT(range, [sort_index], [sort_order], [range2], [sort_index2], [sort_order2], ...)
  • range: The data range or array to be sorted.
  • sort_index: Specifies the column number or row number within the range on which to base the sort. The default is 1.
  • sort_order: Determines the sort direction; 1 for ascending or -1 for descending order, with a default of ascending order.
  • range2, sort_index2, sort_order2: Allows for additional ranges, sort indices, and orders for secondary sorting criteria.

Example Usage:

Consider a dataset listing student scores across different subjects:

Student Name Math Score Science Score
John 85 90
Amy 78 88
David 92 80

To sort the student data by Math scores in descending order, the formula is:

=SORT(A2:C4, 2, -1)

This results in data arranged with the highest Math score at the top:

Student Name Math Score Science Score
David 92 80
John 85 90
Amy 78 88

Applying Multiple Sorting Criteria:

To sort first by Science scores and then by Math scores, both in descending order, use this formula:

=SORT(A2:C4, 3, -1, 2, -1)

This approach first sorts the data by Science scores. Then, ties in Science scores are broken based on Math scores:

Student Name Math Score Science Score
John 85 90
Amy 78 88
David 92 80

This demonstrates how the SORT function can be leveraged to efficiently organize data in Excel and Google Sheets according to specific sorting parameters.

More information: https://support.microsoft.com/en-us/office/sort-function-22f63bd0-ccc8-492f-953d-c20e8e44b86c

Other functions
Returns a reference as text to a single cell in a worksheet
Gibt einen Bezug auf eine einzelne Zelle in einem Tabellenblatt als Text zurück
Returns the number of areas in a reference
Gibt einen Bezug zurück, der einen Abstand zu einem angegebenen Bezug hat
Gibt die Anzahl der innerhalb eines Bezugs aufgeführten Bereiche zurück
Chooses a value from a list of values
Returns the column number of a reference
Returns the number of columns in a reference
Filters a range of data based on criteria you define
Returns the formula at the given reference as text
Vrátí funkci ze zadaného odkazu, zformátovanou jako text
Filtruje oblast dat na základě zadaných kritérií
Seřazení obsahu oblasti nebo matice
Seřazení obsahu oblasti nebo matice na základě hodnot v odpovídající oblasti nebo matici
Vrátí seznam jedinečných hodnot v seznamu nebo oblasti
Prohledá oblast nebo matici a vrátí položku odpovídající první nalezené shodě Pokud shoda neexistuje, pak XLOOKUP může vrátit nejpodobnější (přibližnou) shodu
Returns data stored in a PivotTable report
Looks in the top row of an array and returns the value of the indicated cell
Creates a shortcut or jump that opens a document stored on a network server, an intranet, or the Internet
Vytvoří zástupce nebo odkaz, který otevře dokument uložený na síťovém serveru, v síti intranet nebo Internet
Uses an index to choose a value from a reference or array
Pomocí rejstříku zvolí hodnotu z odkazu nebo matice
Returns a reference indicated by a text value
Looks up values in a vector or array
Looks up values in a reference or array
Vrátí odkaz určený textovou hodnotou
Vrátí textový odkaz na jednu buňku listu
Returns a reference offset from a given reference
Vrátí počet oblastí v odkazu
Vrátí posun odkazu od zadaného odkazu
Vyhledá hodnoty v odkazu nebo matici
Vrátí číslo řádku odkazu
Vrátí počet řádků v odkazu
Returns the row number of a reference
Returns the number of rows in a reference
Retrieves real-time data from a program that supports COM automation
Načte data v reálném čase z aplikace, která podporuje automatizaci COM
Vrátí počet sloupců v odkazu
Vrátí číslo sloupce odkazu
Sorts the contents of a range or array based on the values in a corresponding range or array
Hledá v prvním sloupci matice a dále ve směru řádku, až vrátí hodnotu buňky
Returns the transpose of an array
Vrátí transponovanou matici
Returns a list of unique values in a list or range
Looks in the first column of an array and moves across the row to return the value of a cell
Prohledá horní řádek matice a vrátí hodnotu určené buňky
Vyhledá hodnoty ve vektoru nebo matici
Searches a range or an array, and returns an item corresponding to the first match it finds If a match doesn't exist, then XLOOKUP can return the closest (approximate) match
Returns the relative position of an item in an array or range of cells
Vrátí relativní pozici položky v matici nebo oblasti buněk
Vrátí data uložená v sestavě kontingenční tabulky
Zvolí hodnotu ze seznamu hodnot